A sikertelen ERP bevezetés legfőbb oka
Egy ERP bevezetése a kiválasztási folyamat és az implementációs szakasz számos pontján futhat zátonyra. Annak ellenére, hogy az említett két periódus lényegesen hosszabb időintervallumot ölel fel, mint a migrációs szakasz, a sikertelen szoftverbevezetések legfőbb okozója a szakmaiatlanul előkészített adatmigráció.
Egy megbízható és valós adatokkal rendelkező ERP komoly versenyelőnyt jelenhet az azt használó vállalatnak. Ha viszont a rendszerváltás során több tízévnyi adatot kell átemelnünk régi szoftvereinkből az újba, akkor a sikeres adatátvitelt körültekintő és precíz tervezésnek kell megelőznie ahhoz, hogy a bevezetésre váró rendszer beválthassa a hozzá fűzött reményeket.
Cikkünkben bemutatjuk a leggyakoribb adatmigrációs problémákat, és megosztjuk Önnel azt is, hogyan kerülheti el azokat.
1. Felületes adattisztítás
Ha a migrációs eljárás során pontatlan, hibás vagy hiányos adatokat örökít át új ERP-jébe, akkor már a rendszer használatba vétele előtt kockára teszi az új szoftver rendeltetésszerű működését. Legyen tudatában annak, hogy az inkonzisztens vagy hiányzó adatok gátolni fogják szervezete hatékonyságát!
A migrációs eljárások megkezdése előtt végezzen adattisztítást régi szoftverében. Szerencsés, ha ezt a folyamatot cégen belül bonyolítja, hiszen a vállalat munkatársai lesznek azok, akik képesek meghatározni, hogy mely adat alkalmas a továbbvitelre. Azok a cégek, akik az adattisztítás felelősségét egy adatmigrációs vállalatra vagy rendszerintegrátorra bízzák, kevesebb munkára, de kedvezőtlen eredményre számíthatnak!
Ha az ügyféladatok hiányosak vagy helytelen kontakt adatokat tartalmaznak, az később sikertelen kapcsolatfelvételt vagy téves analitikákat eredményezhet. A migrációink során gyakori, hogy partnereink adatbázisában többször is ugyanazzal a vevő vagy cégnévvel találkozunk. Ez egyszerű gondatlanság, mely komoly problémát okozhat, ám egy kis odafigyeléssel könnyen megelőzhető.
Fontos kérdés továbbá, hogy mennyire megbízható a szervezet által keletkeztetett adat. Egy cégen belül más-más divíziók ugyanazokkal a partnerekkel kerülnek interakcióba. Ez azt eredményezheti, hogy a használatban lévő adatok különféle formátumokban találhatók meg az ERP-ben.
Az adattisztítás során az alábbiakra fókuszáljon:
- hibásan leírt nevek és címek
- többszörösen rögzített adatok
- elavult információk
- megszűnt partnerek
- megszűnt szolgáltatások
2. Nem megfelelő adategységesség
Az adategységesség az a keretrendszer, melyet egy szervezet az adathozzáférés, az adatfelhasználhatóság, az adatintegritás és az adatbiztonság fenntartására használ. Az adategységességi terv belső adatnormákra és irányelvekre támaszkodik. Az adategységességi gyakorlatok (pl. adatstandardizálás, adattulajdon, adatbiztonsági intézkedések stb.) hiánya problémához vezethet. Egyértelmű irányelvek hiányában a céges adatok megbízhatatlanná, hozzáférhetetlenné és sérülékennyé válhatnak.
Az új ERP bevezetése előtt alakítsa ki saját adategységességi tervét és az ahhoz tartozó adatkezelési irányelveket, illetve gyakorlatokat! Minden lépést dokumentáljon, majd győződjön meg arról, hogy minden munkatárs érti, hogy hogyan és miért szükséges betartania az adategységességi szabályokat!
Ha ezt megteszi, kialakulhat az az elvárt adategységesség, mely az alábbi eredményeket hozhatja:
- megszűnnek az adatszigetek
- csökken a vevői adatokkal történő visszaélés kockázata
- konzisztensebb adatok állnak rendelkezésre a döntéshozatalhoz
3. Integrációs problémák
Ha egy olyan ERP-t vezet be, amely többféle forrásból és rendszerből gyűjt adatot, adatintegrációs problémák (pl. össze nem egyeztethető adatformátumok, egymásnak ellentmondó adatszerkezetek, össze nem hangolt adatdefiníciók) merülhetnek fel.
Ha nem törekszik arra, hogy közös rendszerbe integrálja a különböző szervezeti egységekben keletkező adatokat, akkor előfordulhat, hogy későbbi kimutatásai és prognózisai pontatlanok lesznek.
Az optimális integrációs stratégia meghatározásához forduljon rendszerintegrátorához!
