A változásmenedzsment fontossága az éles indulás után
Egy új ERP bevezetése – a precíz és jól átgondolt tervezés ellenére – kihívásokkal teli időszakot jelent minden cég életében. Az implementáció egyik szakasza sem leányálom, de a legkaotikusabb pillanatok egyike mégis az éles indulás napja (go-live).
Az átállást követő hónapok szintén nem mondhatók eseménytelennek. Ekkor annyi teendő akad, hogy a legtöbb vezető hajlamos megfeledkezni a változásmenedzsment (OCM – Organizational Change Management) fontosságáról. Semmi gond, hiszen jobb esetben csak a már korábban elkészített változáskezelési tervet kell leporolniuk. De vajon mi történik egy olyan vállalat esetében, amely nem rendelkezik változáskezelési tervvel, vagy esetleg korábban azt sem tudta, hogy mi fán terem az OCM?
Ön is ebben a cipőben jár? Ne aggódjon, nincs minden veszve! Az alábbiakban ellátjuk Önt néhány jótanáccsal, melyeket betartva minimalizálhatja cégében a go-live utáni dolgozói elégedetlenséget és ellenállást
1. Folyamatosan kommunikáljon!
Onnantól, hogy a vállalatirányítási rendszer élesben üzemel, a legtöbb vezető úgy gondolja, hogy munkatársainak már csak használnia kell a szoftvert. „Végtére is megkapták a megfelelő képzéseket és kiváló eredménnyel, sikeres záróvizsgát is tettek. Egy biztos, a tudást megszerezték, hiszen a beszállító mindenkinek névre szóló, birodalmi pecséttel ellátott oklevelet is adott. Tévedés lehetősége kizárva!”
Ez lehet akár igaz is, de Ön ne tartozzon a többséghez, ne hagyja magukra őket! Ha a rendszer használata során probléma merül fel és munkatársainak nincs lehetősége arra, hogy ezt közölhessék Önnel, akkor előfordulhat, hogy abbahagyják az újonnan bevezetett folyamatok követését. Azért, hogy ezt elkerülje, törekedjen a kommunikáció folytonosságának fenntartására az alábbi eszközök segítségével:
- Alakítson ki többféle közvetlen kommunikációs csatornát (kérdezz-felelek/ felhasználói visszajelzések/vélt hiányosságok/probléma eszkaláció).
- Dolgozza ki a felhasználói visszajelzések folyamatát.
- Hangsúlyozza, hogy az ERP milyen előnyöket jelent a vállalat és a munkavállalók számára (követhető raktárkészlet, gyártás automatizálás stb.).
- Törekedjen a kétirányú kommunikációra! Nem elegendő csupán e-mailes visszajelzésre ösztönöznie dolgozóit. A visszajelzéseket meg is kell fontolnia és szükség esetén módosítania a kezdetben jónak gondolt, ám gyakorlatban nem működő folyamatokat.
2. ’Monitorozza’ a rendszerhasználatot!
Szerencsés esetben Önnek egy olyan rendszert sikerült bevezetnie, amely teljes egészében képes lefedni cége működését és megfelel az iparági specifikumoknak is.
DE! Egy ERP kizárólag akkor képes hasznot hajtani, ha azt megfelelően használják!
Az éles indítást követő 4-6 hónapon keresztül ’monitorozza’, hogy munkatársai milyen mértékben használják a szoftvert. Az ilyesfajta megfigyelés segítségével akár kontrollt is gyakorolhat, de ami még fontosabb, hogy információt gyűjthet a felhasználók fájdalompontjairól.
A rendszerhasználatból fakadó ellenállás nem mindig ismerhető fel azonnal. Ha nem tesz erőfeszítéseket a problémák feltárására, nem lesz információja arról, hogy a vállalat hol tart a szoftver elfogadásában.
Ha azt szeretné tudni, hányadán áll a cég az ERP-vel, válaszolja meg az alábbi kérdéseket:
- Hány munkatárs használja aktívan az új rendszert?
- Hány munkatárs használja hatékonyan az új szoftvert?
- Hány munkatárs él kifogással azért, hogy ne kelljen használnia az ERP-t?
- Hány munkatárs szegi meg munkaköri kötelességét azért, hogy ne kelljen használnia a rendszert?
3. Állítsa meg az ellenállást!
Ha eddig abban reménykedett, hogy a go-live után minden kollégája maradéktalanul elfogadja az ’új szerzeményt’, akkor most el kell keserítenünk. Mindig akadnak olyanok, akik szeretnek a ’felkelés élére állni’.
Az ERP bevezetési kudarcok egyik gyakori oka a belső szabotázs.
Előfordulhat, hogy néhány munkatárs kezdeti lelkesedése alábbhagy az idő múlásával. Érthető, hiszen a napi használat során egyre jobban megismerik a rendszert, és egyre többször szembesülnek azzal, hogy az eddig megszokott folyamatokat az új ERP másként vagy egyáltalán nem kezeli. Jobb esetben ezek a munkavállalók hangot is adnak elégedetlenségüknek. Bár az ilyesfajta viselkedés üzleti közegben nem bátorítandó, most mégis tegyen kivételt. Ösztönözze munkavállalóit arra, hogy bátran nyilvánítsák ki véleményüket! Ha azt veszi észre, hogy kollégája az átlagosnál komolyabb ellenszenvvel viseltetik a rendszer iránt, kezelje prioritásként.
Állítsa meg az ellenállást, mielőtt az terjedni kezdene a részlegek között!
4. Vásároljon utánkövető oktatásokat (follow-up training) felhasználóinak!
Az éles indulás után a legfontosabb a végfelhasználók tudásának megőrzése és folyamatos gyarapítása. Jobb esetben így érzi ezt maga a felhasználó is. Amint munkavállalói első kézből megtapasztalják, hogyan működik a szoftver, még több használattal kapcsolatos kérdésük merül majd fel. Az is bizonyos, hogy egy-egy komolyabb rendszerkiadás (release) után szeretnék majd megtanulni, hogy hogyan működnek és mire jók az új funkciók.
Ha azt akarja, hogy munkatársai éveken keresztül hatékonyan végezzék munkájukat és töretlen lelkesedéssel használják az ERP-t, biztosítson számukra éves utánkövető oktatásokat. Ezek a képzések megerősítik a felhasználókat a helyes rendszerhasználatban és felfrissítik emlékeiket a kritikus munkafolyamatokkal kapcsolatban.
Ne hagyja figyelmen kívül a változáskezelési terv jelentőségét!
Ha még nem rendelkezik ilyennel, akkor javasoljuk, hogy már a bevezetési projekt korai szakaszában hozza létre szervezetére szabott OCM tervét! Ez a terv szavatolja azt, hogy középvezetői az éles indítást követően is támogathassák munkatársaikat.
